Das Zwischenbilanzierungstreffen (z.B. bei wichtigen Meilensteinen) dient dazu, dass der Projektleiter, der Auftraggeber sowie die Projektmitarbeiter die erarbeiteten Zwischenergebnisse (Arbeitspakete) bewerten und abnehmen. Des weiteren werden die weiteren Maßnahmen und Schritte vereinbart und Anregungen und Hinweise gegeben.
Ablauf eines Zwischenbilanzierungstreffens:
Anwärmphase (10 Min.)
Funktion:
Mit den Teammitglieder ins Gespräch kommen.
Frage:
Mit welchen Erwartungen sind Sie hier?
Methode:
Orientierungsphase (30 Min.)
Funktion:
Über den aktuellen Stand im Projekt informieren.
Input:
Anhand des Projekt- und Zeitplan den aktuellen Stand vorstellen.
Fragen:
Was läuft gut, was läuft schwierig im Projekt?
Welche Arbeitspakete sind abgeschlossen?
Wie sieht das bisherige Ergebnis aus?
Welche Abweichungen gibt es zwischen Auftrag (Aufgaben und Ziele) und den Ergebnissen?
Methode:
Arbeit im Plenum oder Kleingruppenarbeit
Bearbeitungsphase (60-120 Min.)
Funktion:
Feedback der Entscheider einholen, Ziele und Maßnahmen anpassen sowie Entscheidungen für die nächste Phase treffen.
Fragen:
Welche Themen müssen heute besprochen diskutiert werden?
Welche Auswirkungen haben die Zwischenergebnisse auf die Weiterführung des Projektes?
Welche Auswirkung haben die Zwischenergebnisse auf den Projektauftrag?
Welche Ziele müssen angepasst werden?
Welche Auswirkungen gibt es auf den Projekt- und Zeitplan?
Methoden:
Kleingruppenarbeit oder Arbeit im Plenum, Projekt- und Zeitplan
Abschlussphase (20 Min.)
Funktion:
Die Zusammenarbeit reflektieren.
Fragen:
Wie zufrieden sind Sie mit den Zwischenergebnissen und der Zusammenarbeit?
Methode:
Ein-Punkt-Frage: Koordinationsfeld